Pergi Jauh: Panduan Sukses dari Seorang CEO Taipei

Jika Anda bergumul dengan keputusan untuk membiarkan karyawan berbasis kantor Anda bekerja dari rumah sekarang, jawabannya sederhana: Anda harus melakukannya.

Saat ini, jika tim Anda melakukan pekerjaannya di komputer, Anda beruntung: mereka memiliki opsi untuk bekerja dari mana saja jika diberi alat dan dukungan manajemen yang tepat. Ini juga membantu membatasi orang yang bergerak di sekitar kota selama pandemi.

Perusahaan saya, Arc dan Codementor, mulai bereksperimen dengan pekerjaan jarak jauh opsional pada tahun 2019 dari kantor Taipei kami. Pada tahun 2020, kami telah beralih menjadi perusahaan yang mengutamakan jarak jauh (proses dan alat kami dioptimalkan untuk membuat lokasi tim tidak relevan).

Bagian terbaik? Melakukan remote jauh lebih mudah dari yang kami harapkan. Kami mengatasi kecemasan awal kami tentang hal itu sambil merasakan manfaat seperti retensi bakat yang lebih kuat, pertumbuhan berkelanjutan (tim kami telah berlipat ganda!), Dan kelangsungan bisnis yang mulus.

Jika Anda siap untuk pergi dari jarak jauh dan membantu tim Anda bekerja dari rumah dengan lebih efektif, berikut ini cara bertransisi dengan lancar.

Dasar-dasar remote (terburu-buru)

Buat keputusan

Umumkan keputusan dan minta semua orang bersabar dengan perubahan yang akan datang. Jika memungkinkan, persiapkan beberapa FAQ sebelumnya untuk membantu meredakan kecemasan tim Anda.

Pahami bahwa mereka juga sedang berjuang dengan banyak tekanan baru saat ini, termasuk COVID, kemungkinan mengajar anak-anak, dan kemungkinan orang lain di rumah mereka juga bekerja dari rumah. Ini bukan “pekerjaan normal dari rumah”. Sekarang, ini adalah “COVID bekerja dari rumah.”

Pastikan orang memiliki peralatan

Setiap orang akan membutuhkan, minimal, meja dan kursi, komputer, headset, dan internet yang cepat. Anda mungkin perlu mengedarkan, misalnya Google Sheet, agar orang-orang mengisi apa pun yang mereka lewatkan.

Jika Anda memiliki jaringan dengan lokasi terbatas, dll., Pastikan bahwa orang-orang juga akan memiliki akses virtual yang aman. Sekarang juga saat yang tepat untuk meninjau kebijakan yang relevan.

Pilih perangkat lunak Anda

Bekerja dari jarak jauh berarti mengelola dan berkomunikasi dari jarak jauh. Untungnya, sekarang ada banyak perangkat lunak hebat. Minimal, Anda memerlukan alat untuk:

  • Manajemen proyek, sehingga orang dapat memeriksa status tugas. Kami terutama menggunakan Notion, Trello, dan Asana, serta alat khusus pengembang perangkat lunak seperti Github.
  • Perpesanan / obrolan, seperti Slack atau Microsoft Teams.
  • Konferensi video, seperti Zoom, Google Meet, atau Sekitar.
  • Berbagi dokumen (lebih lanjut tentang ini di bawah).

    Mulailah mendigitalkan informasi

    Saat bekerja dari jarak jauh, orang harus dapat mengakses dokumen perusahaan sepenuhnya dari cloud. Jika saat ini Anda adalah perusahaan berbasis kertas, inilah saatnya untuk mulai mendigitalkan.

    Prioritaskan dokumen dan catatan yang dibutuhkan orang dengan segera – pindai dokumen yang diperlukan dan ambil foto dari informasi apa pun yang tidak dapat dipindai (mis. Papan tulis). Unggah ini ke drive online bersama.

    Umumkan di mana dan bagaimana dokumen digital ini disimpan (setelah Anda punya waktu untuk memilah-milahnya!). Kami terutama menggunakan:

  • Google Workspace (dokumen dan spreadsheet berbasis cloud)
  • Gagasan (untuk kebijakan dan kerja tim)

    Tim Anda perlu memastikan bahwa izin berbagi dokumen dalam perusahaan diaktifkan.

    Mengelola tim jarak jauh Anda

    Bagaimana Anda mengelola orang yang tidak dapat Anda lihat? Apakah mereka bahkan bekerja?

    Saatnya memperbarui pola pikir dan praktik Anda. Berikut beberapa tip untuk sukses.

    Bereksperimen dengan kolaborasi tim

    Pekerjaan jarak jauh masih cukup baru, sehingga praktik terbaik sering kali berubah. Bersikaplah fleksibel saat Anda mengembangkan proses baru, dan biarkan tim Anda menemukan cara baru untuk berkolaborasi dengan baik.

    Kami juga menggunakan reaksi emoji untuk membuat niat kami eksplisit di Slack. Misalnya, kami menambahkan emoji bola mata untuk menunjukkan bahwa kami telah membaca pesan dan sedang mengerjakannya, dan menambahkan emoji tanda centang setelah selesai. Dengan cara ini, harapan dan kemajuan menjadi jelas bagi orang di ujung sana.

    Berkomunikasi dan bersikap transparan

    Belajar menjadi lebih transparan dengan informasi dan mulai “berkomunikasi berlebihan”. Pahamilah bahwa, ketika bekerja dari jarak jauh, orang perlu diberi konteks secara sengaja dalam tulisan, karena mereka tidak bisa begitu saja memahami sesuatu dengan mendengarkan.

    Selalu beri tahu tim Anda tentang perubahan dengan membuat pengumuman publik (misalnya di Slack), dan izinkan umpan balik dari tim. Tim kami dapat mengirimkan pertanyaan anonim melalui survei Typeform singkat. Saya secara terbuka menjawab ini selama panggilan reguler kami ke seluruh tim. Ini semua membantu membangun kepercayaan internal saat kita tidak berada di lokasi yang sama.

    Prioritaskan menulis dan komunikasi asynchronous

    Tidak semuanya perlu video call atau rapat virtual. Dorong tim untuk menulis – catatan rapat, agenda, keputusan, diskusi. Kemudian bagikan untuk umpan balik. Anda akan menemukan bahwa ide akhirnya diuji oleh lebih banyak pemangku kepentingan dan menjadi lebih kuat secara keseluruhan.

    Gunakan pendekatan yang lebih praktis untuk mengelola orang

    Terkadang mudah untuk salah membaca nada pesan tertulis. Untuk berhasil berkolaborasi dari jarak jauh, tetap berpikiran terbuka dan anggap niat baik pihak lain. Jika Anda perlu mengklarifikasi berbagai hal, jangan takut untuk langsung menelepon untuk berdiskusi.

    Penting juga untuk merayakan kemenangan secara publik: kami memiliki alat Slack yang disebut “Karma” yang dapat digunakan anggota tim untuk mengakui kontribusi individu lainnya. Umpan balik negatif harus diberikan secara pribadi (bukan dalam situasi kelompok), dan lebih disukai melalui video call empat mata.

    Percayai tim Anda

    Anda mempekerjakan tim Anda untuk melakukan pekerjaan mereka, jadi penting untuk menunjukkan bahwa Anda memercayai mereka untuk melakukannya tanpa pengelolaan mikro! Berdayakan mereka untuk membuat keputusan untuk menghapus pemblokir mereka sendiri.

    Yang terpenting: mulailah mengukur tim Anda berdasarkan hasil aktual, bukan melihat mereka di meja mereka. Kami menggunakan OKR (umum di perusahaan teknologi seperti Google) sebagai kerangka kerja untuk menetapkan tugas, dan melaporkannya setidaknya setiap minggu. Sangat jelas jika suatu tugas belum diselesaikan – dan ini dapat diselesaikan saat itu juga.

    Ciptakan ruang untuk spontanitas

    Bagaimana Anda membina hubungan dan ikatan antarmanusia saat Anda tidak bertatap muka dengan tim Anda? Itu masih mungkin!

    Memiliki saluran alat obrolan khusus untuk obrolan menyenangkan yang biasanya dilakukan saat makan siang (misalnya, “anak-anak”, “hewan peliharaan”, “pendingin air,” dll.), Dan mengadakan acara ikatan tim virtual. Kami bahkan akhirnya membuat game Zoom virtual kami sendiri!

    Selain itu, sebaiknya Anda memiliki saluran khusus tempat orang-orang dapat berbagi ide yang dapat membantu perusahaan. Dorong orang untuk berbagi di sini, bahkan jika idenya belum sepenuhnya dipikirkan, dan dorong orang lain untuk memberikan umpan balik yang sopan namun membantu.

    Saatnya mengizinkan pekerjaan jarak jauh

    Sebagian besar dunia lainnya terpaksa bekerja dari jarak jauh pada tahun 2020, dan sekarang giliran Taiwan. Ke depannya, kemampuan beradaptasi dengan perubahan seperti pergi jauh akan menjadi “keterampilan” kunci untuk tetap kompetitif. Perusahaan di sini beruntung karena mereka dapat mengambil pelajaran dari gaya manajemen baru ini, dan melaksanakan pekerjaan dari rumah dengan cepat. Banyak perusahaan di seluruh dunia telah belajar cara bekerja dari jarak jauh secara efektif, dan jika perusahaan di sini tidak mengejar ketinggalan, mereka akan tertinggal dalam debu dekade terakhir.

    Saya percaya bahwa jika perusahaan di Taiwan dapat memanfaatkan kesempatan ini untuk mencoba cara kerja baru, kita dapat menciptakan organisasi dan tim yang lebih tangguh. Selain itu, staf Anda dapat memiliki kendali lebih besar untuk mengelola risiko langsung terhadap kesehatan mereka yang ditimbulkan oleh COVID. Ini hanya hal yang baik untuk semua orang yang terlibat – situasi win-win sejati.

    Tentang Penulis:
    Weiting Liu (Techstars & YC alum) adalah Pendiri & CEO Arc, platform karir jarak jauh untuk pengembang. Juga Pendiri & CEO Codementor.

  • Sumber Berita: www.asiatoday.com

    Author: Christopher Murphy